Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Przygotowanie oraz obsługa projekcji filmowych w cyf. form. kinowych oraz na platformie VOD wyświetlania polskich i angielskich wersji napisów (...)

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 385314450

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Rynek Nowomiejski 28

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@ecfcamerimage.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ecfcamerimage.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Przygotowanie oraz obsługa projekcji filmowych w cyf. form. kinowych oraz na platformie VOD wyświetlania polskich i angielskich wersji napisów (...)

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e4cc7f4b-16c8-11ec-b885-f28f91688073

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00182740

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-09-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://www.soldea.pl/epz/epz/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1.Komunikacja zamawiającego z Wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem
Platformy https://www.soldea.pl/epz/epz/ Aktualne wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy EPZ- wskazane są na stronie internetowej logowania i rejestracji Platformy- pod adresem:
https://www.soldea.pl/epz/epz/
2.Sposób przesyłania plików (oferty, oświadczeń, dokumentów, prac konkursowych) za pośrednictwem Platformy EPZ oraz potwierdzenia złożenia plików zostały opisane w Instrukcjach (filmach) użytkowników Platformy EPZ.
3.Oferta wraz z załącznikami musi zostać sporządzona w języku polskim, złożona w postaci elektronicznej oraz podpisana kwalifikowanym podpisem
elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym pod rygorem nieważności. Złożenie oferty wymaga od wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania na Platformie zakupowej zamawiającego dostępnej pod adresem
https://www.soldea.pl/epz/epz Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Platformy EPZ https://www.soldea.pl/epz/epz/.
4.Wykonawca zamierzający złożyć ofertę zobowiązany jest założyć konto na platformie do komunikacji elektronicznej EPZ pod adresem https:// www.soldea.pl/epz/epz/
5.Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę . Oferty wykonawcy, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostaną odrzucone.
6.Osoby do kontaktu.- w sprawach merytorycznych:
Kazimierz Suwała, e-mail: kazik@ecfcamerimage.pl
- formalnym (zagadnień proceduralnych)
Jacek Martenka, e-mail: zamowienia@ecfcamerimage.pl
7.Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej „zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby”, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych, z zastrzeżeniem rozdziału II pkt. 11 SWZ dotyczącego podpisu.
8.Zadawanie pytań przez Wykonawców i zamieszczanie odpowiedzi na nie odbywa się tylko w zakładce „Pytania do SWZ”. Odpowiedzi na pytania zamawiający zamieszcza również na własnej stronie internetowej pod adresem www.ecfcamerimage.pl
9.Za datę wpływu ofert, oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę wygenerowaną przez Platformę EPZ
10.Terminem przekazania informacji do wykonawcy przez zamawiającego jest data wygenerowana przez Platformę EPZ.
11. Po terminie składnia ofert/ wniosków, Wykonawca znajdzie kierowane do niego wezwania lub informacje w zakładce „Do Wykonawcy
12) Dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 20 MB każdy to: pdf, doc, docx, xls, xlsx, xades, xml, zip. Za pośrednictwem Platformy EPZ można przesłać wiele pojedynczych plików we wskazanym formacie lub plik archiwum (ZIP) zawierający wiele pojedynczych plików, w tym
wypadku w dowolnym akceptowalnym przez Zamawiającego formacie
13.Wykonawca ma obowiązek śledzić komunikaty generowane przez Platformę EPZ. Podstawowym źródłem informacji jest platforma EPZ Rekomendacje zamawiającego:
a) Zaleca się sporządzenie oferty i oświadczenia w formacie PDF i podpisanie podpisem w formaciePAdES.
b) Wykonawca nie może samodzielnie szyfrować przekazywanych plików.
c) Nie zaleca się stosowania podpisu zewnętrznego XADES (2 pliki do przekazania)

Postępowanie Nr EPZ 000000001165

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ECFC.2600.8.2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem Zamówienia jest przygotowanie oraz obsługa projekcji filmowych w cyfrowych formatach kinowych oraz na platformie VOD Zamawiającego wraz z przygotowaniem i konwersją filmów i materiałów video do pokazów stacjonarnych oraz online oraz przygotowanie i obsługa wyświetlania polskich i angielskich wersji napisów przy użyciu sprzętu i oprogramowania własnego Wykonawcy, sprzętu i oprogramowania, z którego Wykonawca ma prawo korzystać, przekazanego przez Zamawiającego do czasowego używania na potrzeby niniejszej umowy lub sprzętu istniejącego w danej lokalizacji, podczas Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych EnergaCAMERIMAGE 2021 w Toruniu.
Na zakres przedmiotu zamówienia składa się:
1. Doposażenie, przygotowanie oraz obsługa stacjonarnych cyfrowych projekcji filmowych,
wraz z przygotowaniem i konwersją filmów i materiałów video, w formacie 2K DCP, ew. 4K DCP (jeśli wymaga tego lokalizacja), przy użyciu sprzętu i oprogramowania własnego Wykonawcy, sprzętu i oprogramowania, z którego Wykonawca ma prawo korzystać, przekazanego przez Zamawiającego do czasowego używania na potrzeby niniejszej umowy lub sprzętu istniejącego
w danej lokalizacji, w poniższych lokalizacjach festiwalowych:
i. sala główna w siedzibie Fundacji Tumult (Rynek Nowomiejski 28),
ii. sale projekcyjne nr 9, 10, 11 oraz 12 w Cinema City (ul. Czerwona Droga 1/6),
iii. sala kinowa w Centrum Sztuki Współczesnej (ul. Wały Generała Władysława
Sikorskiego 13),
iv. sala teatralna w Teatrze Horzycy (ul. Plac Teatralny 1).
2. Przygotowanie oraz obsługa stacjonarnych cyfrowych projekcji filmowych,
wraz z przygotowaniem i konwersją filmów i materiałów video, z innych nośników cyfrowych
oraz plików multimedialnych niż wskazane powyżej w punkcie 1) oraz przygotowanie i obsługa techniczna wydarzeń specjalnych (prezentacje, spotkania) wraz z dostarczeniem urządzeń niezbędnych do realizacji tych działań (urządzenia transmisji obrazu, piloty, miksery audio, etc.), przy użyciu sprzętu i oprogramowania własnego Wykonawcy, sprzętu i oprogramowania,
z którego Wykonawca ma prawo korzystać, przekazanego przez Zamawiającego do czasowego używania na potrzeby niniejszej umowy lub sprzętu istniejącego w danej lokalizacji,
a nie uwzględnionego powyżej w p. a), we wszystkich lokalizacjach festiwalowych:
i. sala koncertowa w CKK Jordanki, (ul. Aleja Solidarności 1-3),
ii. sala główna w siedzibie Fundacji Tumult (Rynek Nowomiejski 28),
iii. sala projekcyjna nr 9, 10, 11 oraz 12 w Cinema City (ul. Czerwona Droga 1/6),
iv. sala kinowa w Centrum Sztuki Współczesnej (ul. Wały Generała Władysława
Sikorskiego 13),
v. sala teatralna w Teatrze Horzycy (ul. Plac Teatralny 1).
3. Przygotowanie oraz obsługa stacjonarnych projekcji filmowych z lokalizacji 1) oraz 2) poprzez przygotowanie oraz wyświetlenie polskiej i/lub angielskiej wersji napisów, przy użyciu sprzętu
i oprogramowania własnego Wykonawcy, sprzętu i oprogramowania, z którego Wykonawca
ma prawo korzystać, przekazanego przez Zamawiającego do czasowego używania na potrzeby niniejszej umowy lub sprzętu istniejącego w danej lokalizacji, a nie uwzględnionego powyżej
w punktach 1) i 2), we wszystkich lokalizacjach festiwalowych:
i. sala koncertowa w CKK Jordanki, (ul. Aleja Solidarności 1-3),
ii. sala główna w siedzibie Fundacji Tumult (Rynek Nowomiejski 28),
iii. sala projekcyjna nr 9, 10, 11 oraz 12 w Cinema City (ul. Czerwona Droga 1/6),
iv. sala kinowa w Centrum Sztuki Współczesnej (ul. Wały Generała Władysława
Sikorskiego 13),
v. sala teatralna w Teatrze Horzycy (ul. Plac Teatralny 1).
4. Przygotowanie oraz obsługa projekcji filmowych online (tytuły filmów/materiałów wskaże Zamawiający, w trybie roboczym, spośród tytułów pokazywanych w lokalizacjach 1) oraz 2), przy użyciu sprzętu i oprogramowania własnego Wykonawcy, sprzętu i oprogramowania,
z którego Wykonawca ma prawo korzystać, przekazanego przez Zamawiającego do czasowego używania na potrzeby niniejszej umowy poprzez platformę VOD dostarczoną przez Zamawiającego.
5. Przygotowanie oraz obsługa projekcji filmowych online (tytuły filmów/materiałów wskaże Zamawiający, w trybie roboczym, spośród tytułów pokazywanych w punktach 1) oraz 2), poprzez przygotowanie polskiej i/lub angielskiej wersji napisów oraz wyświetlenie w/w napisów (wraz
z korespondującym z nimi filmem), przy użyciu sprzętu i oprogramowania własnego Wykonawcy, sprzętu i oprogramowania, z którego Wykonawca ma prawo korzystać, przekazanego przez Zamawiającego do czasowego używania na potrzeby niniejszej umowy, poprzez platformę VOD dostarczoną przez Zamawiającego.
W ramach 29 edycji Festiwalu wstępnie szacuje się do pokazów we wszystkich wskazanych poniżej lokalizacjach:
i. sala koncertowa w CKK Jordanki, (ul. Aleja Solidarności 1-3),
ii. sala główna w siedzibie Fundacji Tumult (Rynek Nowomiejski 28),
iii. sala projekcyjna nr 9, 10, 11 oraz 12 w Cinema City (ul. Czerwona Droga 1/6),
iv. sala kinowa w Centrum Sztuki Współczesnej (ul. Wały Generała Władysława
Sikorskiego 13),
v. sala teatralna w Teatrze Horzycy (ul. Plac Teatralny 1).
następujące ilości filmów:
a. ilość filmów prezentowanych na festiwalu wynosić będzie miedzy 200, a 240, w tym:
• filmy fabularne to ok. 80 filmów, średnia długość filmu to ok. 110 min;
• filmy dokumentalne długie to ok. 40 filmów, średnia długość filmu to ok. 90 min;
• filmy dokumentalne krótkie to ok. 40 filmów, średnia długość filmu to ok. 20 min;
• filmy fabularne krótkie, etiudy, wideoklipy, etc. to ok. 80 filmów, średnia długość filmu
to ok. 25 min.
Dodatkowo, szacuje się, że około 60% materiałów będzie wymagało przygotowania i wyświetlenia napisów w formacie stacjonarnym. Szacowana wielkość zamówienia ma charakter orientacyjny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zlecenia większej lub mniejszej ilości przygotowania
i wyświetlenia napisów, a Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo do roszczeń z tego tytułu. Wykonawca musi być również przygotowany do projekcji ok. 60 godzin materiału cyfrowego do pokazów związanych z warsztatami, seminariami, spotkaniami, etc. na wskazanych przez Zmawiającego salach (zgodnie z programem festiwalu), a także na ich zabezpieczenie technologiczne, cyfrowe, montaż i demontaż niezbędnego sprzętu. Zgodnie z SWZ oraz załącznikami

4.2.6.) Główny kod CPV: 92130000-1 - Usługi projekcji filmów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2021-11-13 do 2021-11-21

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1.Przy wyborze oferty najkorzystniejszej, Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i ich wagą:.

1) C – „Cena całkowita brutto oferty” – waga 60%
„Cena całkowita brutto oferty”
obliczona zostanie według wzoru:
Najniższa cena spośród ofert
liczba punkt. ocen. oferty = --------------------------------------------------- x 60 pkt
cena oferty badanej

2) CR – „Czas reakcji” – waga 40 %
Czas reakcji wykonawcy na zgłoszenie błędu krytycznego lub awarii – 40 %
do 2 godzin – 40 pkt
do 5 godzin – 30 pkt
do 10 godzin – 20 pkt
do 20 godzin – 10 pkt
powyżej 20 godzin, ale nie dłużej niż do 24 godzin – 0 pkt
W przypadku, gdy Wykonawca nie wskaże czasu na reakcję na zgłoszenie błędu krytycznego lub awarii Zamawiający przyjmie minimalny wymagany czas tj. do 24 godzin przyzna 0 punktów w ramach tego kryterium.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji wykonawcy na zgłoszenie błędu krytycznego lub awarii

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: nie dotyczy

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie, co najmniej 1 usługę odpowiadającą przedmiotowi zamówienia tj. polegających na obsłudze stacjonarnych projekcji filmowych w tym projekcji filmowych online wraz z przygotowaniem obsługi wyświetlania polskich i angielskich wersji napisów w obu przypadkach obsługi na festiwalach filmowych o wartości nie mniejszą niż 200 000,00 złotych albo 1 usługę polegającą na obsłudze stacjonarnych projekcji filmowych lub 1 usługę polegającą na obsłudze projekcji filmowych online wraz z przygotowaniem obsługi wyświetlania polskich i angielskich wersji napisów w obu przypadkach obsługi, nie mniejszą niż 200 000,00 złotych każda. (Wykaz stanowi załącznik numer 5 do SIWZ).
Do wykazu należy załączyć dowody potwierdzające, że usługi te zostały zrealizowane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa powyżej, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane a także:
- poświadczenie, z tym, że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Referencje od Zamawiającego jakim jest ECF Camerimage nie są wymagane, poza wskazaniem usługi w wykazie

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-09-24 11:30

8.2.) Miejsce składania ofert: za pośrednictwem https://www.soldea.pl/epz/epz/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-09-24 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2021-10-19

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców: